Hướng dẫn làm sổ chi phí hộ kinh doanh theo mẫu S2c-HKD của Thông tư 152/2025/TT-BTC (thay Thông tư 88/2021): hộ nào phải ghi, cách ghi từng cột, 4 bước ghi sổ và các khoản chi phí được trừ, không được trừ khi tính thuế TNCN theo thu nhập.
Cập nhật tháng 10/2026 theo Thông tư 152/2025/TT-BTC và Nghị định 68/2026/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP).
Từ năm 2026, hộ kinh doanh không còn nộp thuế khoán mà tự khai, tự nộp thuế. Nếu hộ chọn (hoặc bắt buộc) tính thuế thu nhập cá nhân theo cách "doanh thu trừ chi phí", sổ chi phí là thứ quyết định hộ nộp bao nhiêu thuế: chi phí ghi đủ, có chứng từ thì thu nhập tính thuế thấp xuống; chi phí thiếu chứng từ sẽ bị loại. Bài này hướng dẫn làm sổ chi phí hộ kinh doanh theo mẫu mới, thay cho cách làm theo Thông tư 88/2021 trước đây.
Cần người ghi sổ, khai thuế giúp? Nhắn Zalo 0971388296 hoặc gọi 0971388296 để E-TAX tư vấn miễn phí.
Thông tư 88/2021 không còn áp dụng: hộ kinh doanh dùng sổ nào?
Bộ sổ S1-HKD đến S7-HKD theo Thông tư 88/2021/TT-BTC đã hết hiệu lực. Từ 01/01/2026, chế độ kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện theo Thông tư 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 của Bộ Tài chính. Điểm khác lớn nhất: mẫu sổ được chia theo nghĩa vụ thuế của hộ, không còn một bộ sổ chung cho mọi hộ kê khai.
| Nhóm hộ | Mẫu sổ phải ghi | Có cần sổ chi phí? |
|---|---|---|
| Doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống (không nộp thuế GTGT, TNCN) | S1a-HKD (sổ doanh thu) | Không |
| Nộp thuế GTGT, TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu | S2a-HKD (sổ doanh thu) | Không |
| Nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế (doanh thu trừ chi phí) | S2b-HKD (doanh thu), S2c-HKD (doanh thu, chi phí), S2d-HKD (vật liệu, hàng hóa), S2e-HKD (tiền) | Có, sổ S2c-HKD |
| Có thêm thuế khác (tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường...) | Thêm S3a-HKD | Tùy nhóm ở trên |
Như vậy "sổ chi phí" theo quy định mới chính là mẫu S2c-HKD – Sổ chi tiết doanh thu, chi phí. Chi tiết toàn bộ thông tư xem tại bài Thông tư hướng dẫn làm kế toán hộ kinh doanh mới nhất năm 2026.
Hộ nào cần làm sổ chi phí?
Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP ngày 29/4/2026 (áp dụng từ 01/01/2026), cách tính thuế TNCN của hộ phụ thuộc mức doanh thu năm:
- Từ 1 tỷ đồng trở xuống: không phải nộp thuế GTGT, TNCN, chỉ ghi sổ doanh thu và thông báo doanh thu. Xem thêm mức một tỷ đồng trở xuống được miễn thuế.
- Trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng: được chọn một trong hai cách: tính theo tỷ lệ % trên phần doanh thu vượt 1 tỷ đồng, hoặc tính theo thu nhập (doanh thu trừ chi phí) với thuế suất 15%. Chọn cách thứ hai thì phải làm sổ chi phí.
- Trên 3 tỷ đồng: tính thuế TNCN theo thu nhập (doanh thu trừ chi phí), thuế suất 17% với doanh thu trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng và 20% với doanh thu trên 50 tỷ đồng. Nhóm này bắt buộc làm sổ chi phí.
Thuật ngữ cần biết: "chi phí hợp lý" (hay chi phí được trừ) là khoản chi thật sự phục vụ kinh doanh và có đủ chứng từ; "thu nhập tính thuế" là phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí hợp lý, dùng để nhân với thuế suất.
Mẫu S2c-HKD gồm những cột nào?
Mẫu S2c-HKD ban hành kèm Thông tư 152/2025/TT-BTC có cấu trúc đơn giản:
| Cột / dòng | Ghi gì |
|---|---|
| Cột A, B | Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ (hóa đơn, phiếu chi, chứng từ chuyển khoản...) |
| Cột C | Diễn giải nội dung nghiệp vụ, ví dụ "Mua hàng nhập kho", "Tiền điện tháng 9" |
| Cột 1 | Số tiền tương ứng với nội dung ở cột C |
| Dòng 1 – Doanh thu | Tổng doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ trong kỳ (có thể ghi từng lần phát sinh) |
| Dòng 2 – Chi phí | Tổng chi phí hợp lý thực tế phát sinh (có thể ghi từng lần phát sinh) |
| Chênh lệch | Dòng 1 trừ dòng 2: căn cứ xác định thu nhập tính thuế TNCN |
Kinh nghiệm thực tế của E-TAX: ở dòng chi phí, nên ghi tách theo từng nhóm (giá vốn hàng mua, tiền công nhân viên, thuê mặt bằng, điện nước, khấu hao, lãi vay, vận chuyển...) để cuối kỳ dễ đối chiếu với chứng từ và giải trình khi cơ quan thuế hỏi.
4 bước ghi sổ chi phí hộ kinh doanh
- Gom chứng từ: hóa đơn mua vào, hợp đồng thuê nhà, hóa đơn điện nước, bảng lương có ký nhận, sao kê chuyển khoản. Mỗi khoản chi nên có ít nhất một chứng từ gốc.
- Phân loại: tách khoản chi cho kinh doanh với khoản chi của gia đình. Nên dùng một tài khoản ngân hàng riêng cho việc kinh doanh để dễ tách.
- Ghi sổ: ghi vào S2c-HKD theo thứ tự ngày, đủ số hiệu chứng từ, nội dung và số tiền. Hàng hóa, vật liệu nhập xuất theo dõi thêm ở sổ S2d-HKD (tham khảo cách làm bảng nhập xuất tồn cho hộ kinh doanh).
- Tính chênh lệch: cuối kỳ cộng tổng doanh thu, tổng chi phí hợp lý, lấy chênh lệch làm căn cứ khai thuế TNCN.
Chi phí nào được trừ, chi phí nào bị loại?
Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, chi phí được trừ phải đồng thời đáp ứng: là khoản chi thực tế, liên quan đến hoạt động kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định; khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt.
| Thường được trừ (khi đủ chứng từ) | Không được trừ |
|---|---|
| Giá vốn hàng hóa, nguyên vật liệu mua vào | Khoản chi không liên quan kinh doanh, chi cho nhu cầu cá nhân, gia đình |
| Tiền công, tiền lương trả cho người lao động | Tiền lương chủ hộ, thành viên hộ tự trả cho mình |
| Tiền thuê mặt bằng, kho bãi; điện, nước, viễn thông | Khoản chi không có hóa đơn, chứng từ |
| Khấu hao tài sản dùng cho kinh doanh (trong mức quy định) | Tiền phạt vi phạm hành chính |
| Lãi vay, vận chuyển, nhiên liệu, sửa chữa phục vụ kinh doanh | Khấu hao tài sản đã khấu hao hết |
Lưu trữ sổ và những lỗi hay gặp
Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC, tài liệu kế toán của hộ (hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán) lưu trữ tối thiểu 05 năm, có thể lưu bản giấy hoặc trên phương tiện điện tử; riêng hóa đơn lưu theo quy định về thuế. Những lỗi E-TAX thường gặp khi rà soát sổ của hộ:
- Ghi chi phí nhưng không giữ hóa đơn, hoặc trả tiền mặt khoản từ 5 triệu đồng trở lên.
- Gộp chi tiêu gia đình (điện nhà ở, xe cá nhân) vào chi phí kinh doanh.
- Vẫn dùng mẫu sổ cũ theo Thông tư 88/2021.
- Cuối năm mới ghi dồn, không khớp với hóa đơn điện tử và sao kê ngân hàng.
Nếu không có thời gian ghi sổ, hộ có thể giao cho dịch vụ làm kế toán hộ kinh doanh của E-TAX: ghi sổ đúng mẫu, khai thuế đúng kỳ. Chi phí báo theo từng hộ, nhắn Zalo 0971388296 để nhận báo giá.
Câu hỏi thường gặp
Hộ doanh thu dưới 1 tỷ đồng có cần làm sổ chi phí không?
Không. Hộ chỉ ghi sổ doanh thu mẫu S1a-HKD và thông báo doanh thu theo quy định.
Hộ nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu có cần sổ chi phí không?
Không bắt buộc, hộ ghi sổ doanh thu mẫu S2a-HKD. Tuy vậy, vẫn nên giữ hóa đơn mua vào để chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
Có được tự thiết kế sổ chi phí bằng Excel không?
Được. Thông tư 152/2025/TT-BTC cho phép hộ bổ sung sổ hoặc sửa biểu mẫu cho phù hợp, nhưng sổ phải ghi rõ tên sổ, ngày lập, họ tên, chữ ký của người đại diện hộ (và đóng dấu nếu có).
Mua hàng ở chợ không có hóa đơn thì ghi chi phí thế nào?
Khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ sẽ không được trừ khi tính thuế theo thu nhập. Hộ nên ưu tiên mua của người bán xuất được hóa đơn; trường hợp đặc thù, nhắn E-TAX để được tư vấn cụ thể.
Mẫu sổ theo Thông tư 88 tải trước đây còn dùng được không?
Không nên dùng. Thông tư 88/2021/TT-BTC đã được thay thế bởi Thông tư 152/2025/TT-BTC từ 01/01/2026.
Video tham khảo
Video hướng dẫn làm sổ sách hộ kinh doanh dưới đây được E-TAX quay theo quy định cũ (Thông tư 88/2021). Phần thói quen ghi chép, lưu chứng từ vẫn tham khảo được; mẫu sổ áp dụng từ 2026 thực hiện theo Thông tư 152/2025/TT-BTC như hướng dẫn ở trên.
Căn cứ pháp lý (đối chiếu tháng 10/2026): Thông tư 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 (hiệu lực 01/01/2026, thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC); Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15; Nghị định 68/2026/NĐ-CP; Nghị định 141/2026/NĐ-CP ngày 29/4/2026. Nội dung mang tính tham khảo, trường hợp cụ thể vui lòng liên hệ để được tư vấn.
Giao sổ sách, khai thuế cho E-TAX để yên tâm bán hàng. Nhắn Zalo 0971388296 hoặc gọi 0971388296 để được tư vấn miễn phí. Lớp hướng dẫn tự làm sổ sách hộ kinh doanh cũng đăng ký qua số này.
Trụ sở: 89 Nguyễn Nguyễn Văn Thủ, P. Đa Kao, Quận 1, Hồ Chí Minh
Chi Nhánh: 36/54 đường TX 24, P. Thạnh Xuân, Q.12
Điện thoại: 0971 388 296 - 0968 11 69 69
Email: ketoanetax@gmail.com
Xem thêm