Cách in và lưu chứng từ sổ sách kế toán cuối năm chuyên nghiệp khoa học giúp bạn quản lý hồ sơ đầy đủ chính xác tránh sai, nhầm và thất lạc chứng từ công ty
Dịch vụ kế toán E-TAX chia sẻ kinh nghiệm Cách lưu và in chứng từ sổ sách kế toán chuyên nghiệp khoa học, chính xác, đúng pháp luật đầy đủ nhất hiện nay. Bộ hồ sơ sổ sách chứng từ đầy đủ in ra cuối năm và cách lưu hồ sơ sổ sách liên quan tới kế toán cần phải biết. Với kinh nghiệm làm kế toán dịch vụ phục vụ doanh nghiệp hơn 10 năm qua. Chúng tôi tóm tắt lại những sổ sách chứng từ, hồ sơ liên quan tới kế toán cần phải in và lưu. Bộ hồ sơ đầy đủ dưới đây kế toán không phải lo khi cơ quan liên quan như bên thuế thanh tra, kiểm tra hoặc bên bảo hiểm, bên liên đoàn lao động kiểm tra, không sợ bị thất lạc chứng từ hoặc liên quan tới bàn giao kế toán mới và kế toán cũ bị thiếu. Dịch vụ kế toán E-TAX sẽ phân loại 12 loại chứng từ để lưu một cách dễ hiểu nhất như sau:
Loại 1: Tờ khai thuế giá trị gia tăng hàng tháng hoặc hàng quý.
Đối với những doanh nghiệp khai báo thuế hàng tháng thì lưu hàng tháng. Đối với những doanh nghiệp lưu giữ hàng quý thì sắp xếp lưu quý.
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng đã nộp trang thuế điện tử
- Thông báo xác nhận đã nộp tờ khai từ cơ quan thuế gởi về email.
- Bảng kê hóa đơn mua vào Bảng kê hóa đơn bán ra
- Hóa đơn đầu vào bản gốc
- Hóa đơn bán ra bản gốc
Cơ quan thuế hiện tại đã bỏ bảng kê mua vào bán ra khi khai báo hàng tháng và hàng quý. Nhưng khi kiểm tra thanh tra thuế thì bảng kê mua vào bán ra phải nói như thiên thần hộ mệnh. Vì hiện tại bất cứ cơ quan thuế khi kiểm tra, thanh tra thuế với tờ khai thuế giá trị gia tăng đều bắt cung cấp bảng kê mua vào bán ra bằng excel thể hiện rõ số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu hóa đơn, tên nhà cung cấp, mã số thuế, tên hàng hóa, thành tiền trước thuế, tiền thuế. Do vậy đừng bạn nào nghĩ rằng cơ quan thuế không cần nộp bảng kê là bỏ qua nhé. Vì chúng ta khi báo cáo lên thuế đều phải kê rõ như vậy thì sau này mới không nhầm lẫn được.
Bộ hồ sơ thuế này kế toán kẹp vào một file bìa còng
Kế toán thuế lưu như vậy sau này có thay đổi về nhân sự kế toán, rất dễ kiểm soát và có cơ quan thuế kiểm tra, ai cũng có thể có hóa đơn chứng từ gốc mang ra đầy đủ.Tránh tình trạng rủi ro thất lạc hóa đơn và tờ khai thuế ko khớp với hóa đơn. Cái này là quan trọng số một khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra thuế tại doanh nghiệp.
Loại 2: Hồ sơ liên quan tới hóa đơn.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý.
- Thông báo phát hành hóa đơn
- Hóa đơn mẫu
- Quyết định sử dụng hóa đơn đặt in, hoặc quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thông báo xác nhận đã nộp tờ khai từ cơ quan thuế, in từ email đã đăng ký khi nộp tờ khai
Loại 3: Bộ chứng từ liên quan tới ngân hàng .
Tất cả những hồ sơ liên quan tới ngân hàng lưu giữ 1 file. Chứng từ ngân hàng gồm những loại sau:
- Ủy nhiệm chi
- Cuống sec
- Giấy báo nợ
- Giấy báo có
- Ủy nhiệm thu
- Sao kê ngân hàng có đóng dấu của ngân hàng
- Hợp đồng vay
- Phục lục hợp đồng vay
- Khế ước , nhận nợ
- Phiếu tính lãi
- Khác..
Hồ sơ liên quan tới ngân hàng kế toán lưu giữ chứng từ trên. Quan trọn nhất với các chứng từ trên khi cơ quan thuế thanh tra kiểm tra là ủy nhiệm chi. Sau tới hợp đồng vay để tính lãi. Các bạn kế toán nhớ nhé ủy nhiệm chi doanh nghiệp làm khi phát sinh và lưu giữ một bản. Ngân hàng không có trả lại ủy nhiệm chi khi lấy sổ phụ. Kế toán phải đặc biệt chú ý điểm này. Ủy nhiệm chi là chứng từ quan trọng nhất với kế toán thuế nên khi mất bản gốc phải ra ngân hàng tra soát xin lại tốn phí và rất mât thời gian.
Loại 4: Bộ hồ sơ chứng từ lưu giữ xuất nhập khẩu đầy đủ gồm:
- Hợp đồng thương mại
- Hóa đơn thương mại
- Phiếu đóng gói hàng hóa
- Vận đơn
- Tờ khai hải quan
- Chứng từ thanh toán ngân hàng.
- C0/CQ nếu có.
Tất cả kế toán sẽ bấm từng bộ liên quan và kẹp trong một bìa còng.
Loại 5: Phiếu nhập kho, Phiếu Xuất Kho, Phiếu thu, Phiếu Chi:
- Phiếu nhập kho hàng tháng hoặc quý nếu ít một năm chúng ta đóng vào từng cuốn kèm chứng từ phụ nhà cung cấp. Như phiếu giao hàng nhà cung cấp, hoặc phiếu kiểm định, chứng chỉ CO/CQ pho to nếu có. Nếu bạn nào cẩn thận thì kẹp từng hóa đơn pho to.
Với hàng nhập kho thành phẩm kèm phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo.
- Phiếu Xuất Kho:
Phiếu xuất kho đóng vào một cuốn. Kèm biên bản giao hàng, hoặc cẩn thận pho tô hóa đơn bán ra kẹp chung.
- Phiếu thu/ phiếu chi in ra đóng cuốn hàng tháng , hoặc hàng quý, hoặc 1 năm
Loại 6: Hợp đồng mua vào và hợp đồng bán ra:
- Hợp đồng mua vào
- Hợp đồng bán ra
- Báo giá
- Biên bản bàn giao nghiệm thu.
- Biên bản quyết toán,
- Biên bản thanh lý hợp đồng.
- Phụ lục hợp đồng.
- Kế toán lưu từng khách hàng riêng biệt nếu công ty nào ít quá thì gộp chung một file mà vẫn bấm hợp đồng từng khách hàng riêng biệt.
Loại 7: Hồ sơ tài sản cố định
Tùy theo loại tài sản cố định mà kế toán lưu vào một bộ riêng biệt như sau:
- Hóa đơn mua tài sản cố định bản pho to
- Biên bản bàn giao tài sản cố định
- Hợp đồng mua bán tài sản cố định
- Quyết định mua sắm tài sản cố định ( nếu có)
- Các hồ sơ khác tùy theo từng loại tài sản cố định mà có hồ sơ đi kèm .
Loại 8: Hồ sơ liên quan tới người lao động.
- Bộ hồ sơ xin việc theo luật của nhân viên
- Hợp đồng lao động , thanh lý hợp đồng lao động
- Quyết định tăng lương, giảm lương
- Hồ sơ báo tăng giảm lao động cho cơ quan bảo hiểm xã hội
- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho lao động
- Đăng ký thang bảng lương cho phòng lao động thương binh xã hội.
Loại 9: Bộ sổ sách kế toán đầy đủ :
Cuối mỗi năm tài chính. kế toán phải in đầy đủ những hồ sơ sổ sách kế toán và đóng thành từng cuốn bao gồm các sổ sau:
- Bảng cân đối tài khoản
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái các tài khoản phát sinh
- Sổ chi tiết các tài khoản phát sinh
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gởi ngân hàng
- Sổ theo dõi chi tiết công nợ phải thu phải trả từng nhà cung cấp
- Báo cáo nhập xuất tồn
- Bảng theo dõi chi tiết công cụ dụng cụ
- Bảng theo dõi phân bổ công cụ dụng cụ
- Bảng theo dõi tài sản cố định
- Bảng chi tiết khấu hao tài sản cố định
- Bảng lương nhân viên
- Thẻ tính giá thành sản phẩm/ dịch vụ
- Bộ báo cáo tài chính cuối năm.( gồm bảng cân đối kế toán, bảng kết quả hoạt động kinh doanh, bảng lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính)
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.( các phụ lục đi kèm nếu có)
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm ( bảng kê đi kèm)
- Lưu file mềm hồ sơ sổ sách kế toán.
Loại 10: Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
- Giấy phép kinh doanh
- Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng
- Mẫu đăng ký tài khoản ngân hàng lên sở kế hoạch đầu tư
- Điều lệ công ty
- Sổ đăng ký thành viên/ cổ đông
- Hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh
Loại 11: Hồ sơ nộp tiền thuế
Tất cả giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước lưu vào một kẹp.
Loại 12: Chứng từ khác
Gồm bản đối chiếu công nợ, công văn tới , công văn đi…. những giấy tờ không thuộc hạng mục trên.
Dịch vụ kế toán E-TAX vừa hướng dẫn các bạn kế toán lưu giữ chứng từ kế toán và các chứng từ liên quan tới kế toán tại doanh nghiệp. Bộ hồ sơ sổ sách kế toán đầy đủ nhất. Chúc bạn càng ngày vững bước trong sự nghiệp kế toán
Trụ sở: 89 Nguyễn Nguyễn Văn Thủ, P. Đa Kao, Quận 1, Hồ Chí Minh
Chi Nhánh: 36/54 đường TX 24, P. Thạnh Xuân, Q.12
Điện thoại: 0971 388 296 - 0968 11 69 69
Email: ketoanetax@gmail.com
Xem thêm