Việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền áp dụng đối với người bán hàng

Thực hiện quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC , Tổng cục Thuế đã ban hành công văn số 4517/TCT-DNNCN ngày 05/12/2022 về việc triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền. Để các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nắm bắt thông tin về HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế (sau đây gọi tắt là HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền), Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh phổ biến một số nội dung sau:

1. Đối tượng triển khai hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Đối tượng triển khai là các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai (gọi chung là NNT) trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo mô hình kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng được lựa chọn sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Cụ thể gồm 4 nhóm:

- Nhóm 1: Nhóm kinh doanh ăn uống, nhà hàng, khách sạn

- Nhóm 2: Nhóm bán lẻ hàng hóa (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng)

- Nhóm 3: Nhóm bán lẻ thuốc tân dược

- Nhóm 4: Nhóm dịch vụ khác (dịch vụ vui chơi giải trí, vé cầu đường, vé xe buýt, vé tham quan, du lịch,...)

Theo khoản 2 Điều 90 Luật Quản lý thuế quy định: “Trường hợp người bán có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Do đó, đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng HĐĐT theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

2. Hình thức HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền áp dụng như thế nào?

HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế là HĐĐT có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo định dạng dữ liệu quy định tại Quyết định số 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022 của Tổng cục Thuế.

a. “Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế” là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, khởi tạo HĐĐT có dải ký tự mã của cơ quan thuế đảm bảo duy nhất, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch,... và được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

b. “Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” là dải ký tự bao gồm 23 ký tự có cấu trúc như sau:

C1C2 - C3C4 - C5C6C7C8C9 - C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20

Trong đó:

- Một ký tự đầu C1: là chữ cái M cố định để thể hiện dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC .

- Một ký tự C2: là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6 theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC .

- Hai ký tự C3C4: là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của NNT.

- Năm ký tự C5C6C7C8C9: là một chuỗi 05 ký tự do cơ quan thuế cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống hóa đơn điện tử cửa cơ quan thuế đảm bảo tính duy nhất.

- Mười một ký tự C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20: là chuỗi 11 số được tự sinh từ phần mềm bán hàng đảm bảo tính duy nhất.

- Dấu gạch ngang (-): là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do cơ quan thuế cấp, chuỗi số tự sinh từ phần mềm bán hàng.

Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có thể thiết lập cho nhiều máy tính tiền tại một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, đơn vị phụ thuộc đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn.

3. Điều kiện để triển khai áp dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền 

Điều kiện để được áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền:

- Có thể thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử (như có chữ ký số và đăng ký để được cơ quan thuế cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử);

- Có hạ tầng công nghệ thông tin (như máy tính hoặc thiết bị điện tử có kết nối internet, email);

- Sử dụng phần mềm lập HĐĐT - đây là phần mềm có thể lập HĐĐT đồng thời có thể truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế;

Trường hợp NNT lựa chọn HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì ngoài các điều kiện cơ bản nêu trên thì chỉ cần thay đổi phần mềm HĐĐT đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định số 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022 của Tổng cục Thuế.

4. Đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền như thế nào

Người nộp thuế đăng ký và sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

- Trường hợp NNT lần đầu sử dụng HĐĐT và thuộc đối tượng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì phải thực hiện đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

- Trường hợp NNT đã thực hiện đăng ký sử dụng HĐĐT thành công và muốn đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

5. Lợi ích của việc áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền:

- Chủ động 24/7 trong việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ, xử lý triệt để vướng mắc về độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn;

- Giúp NNT chủ động 24/7 trong việc xử lý sai sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế nếu đã được cài đặt phần mềm HĐĐT từ máy tính tiền theo chuẩn của cơ quan thuế;

- Không bắt buộc có chữ ký số của người bán trên từng hóa đơn;

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

- Người mua có thể nhận HĐĐT ngay khi thanh toán, trường thông tin về người mua trên hóa đơn có thể là mã số thuế hoặc CMND/CCCD/Hộ chiếu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người mua trong việc tham gia dự thưởng chương trình “Hóa đơn may mắn” của ngành Thuế;

- Cuối ngày NNT chỉ phải chuyển dữ liệu HĐĐT đã sử dụng trong ngày cho cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

6. Lộ trình triển khai hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh sẽ tiến hành triển khai HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền giai đoạn I dự kiến bắt đầu từ ngày 15/12/2022 đến hết tháng 03/2023, đảm bảo hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người nộp thuế, không làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Giai đoạn II dự kiến được tiếp tục thực hiện từ ngày 01/04/2022.

Trong quá trình triển khai, sử dụng HĐĐT phát sinh vướng mắc, người nộp thuế vui lòng liên hệ cơ quan thuế để được giải đáp, cụ thể:

- Trung tâm Điều hành triển khai HĐĐT tại Tổng cục Thuế: Hotline: (024) 33 599 333. Địa chỉ thư điện tử: duongdaynonghddt@gdt.gov.vn.

- Trung tâm Điều hành triển khai HĐĐT tại Thành phố Hồ Chí Minh: Hotline: (028).37702288, bấm số 8. Địa chỉ thư điện tử: tt_hddt.hcm@gdt.gov.vn.

Để nắm bắt thêm thông tin chi tiết về HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền NNT liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc truy cập trên các kênh thông tin chính thức của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh:

Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh rất mong nhận được sự quan tâm, phối hợp tham gia của các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh trên địa bàn thành phố trong suốt quá trình triển khai.

Tải toàn bộ file PDF về việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tại đây: 

Trụ sở: 89 Nguyễn Nguyễn Văn Thủ, P. Đa Kao, Quận 1, Hồ Chí Minh

Chi Nhánh: 36/54 đường TX 24, P. Thạnh Xuân, Q.12

Điện thoại: 0971 388 296 - 0968 11 69 69

Email: ketoanetax@gmail.com